เวลาที่เราทำงานบนโปรแกรม Excel ถ้าเราพิมพ์ข้อความลงไปบนเซลล์ A5 และต้องการให้ข้อความนี้ไปปรากฎที่เซลล์ E16 ด้วยโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ก็จะทำได้โดยใส่สูตร =A5 ลงไปในเซลล์ E16
แล้วถ้าเป็นโปรแกรม Word ล่ะสามารถงานในลักษณะนี้ได้หรือไม่ และจะทำได้อย่างไร
บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการทำซ้ำข้อความอัตโนมัติบนโปรแกรม MS Word กันค่ะ โดยในที่นี้ขอใช้ MS Word 2010 ทำเป็นตัวอย่าง นะคะ ทุกท่านสามารถนำวิธีการนี้ไปประยุกต์ใช้กับ version อื่นๆ ได้นะคะ
จากรูปเป็นแบบฟอร์มหนังสือที่มีข้อความที่ต้องพิมพ์ซ้ำกันอยู่ 2 จุด ซึ่งเป็นข้อความที่แทรกอยู่ในเนื้อหา ทำให้บางครั้งเราเปลี่ยนข้อความในจุดแรกแล้วแต่อาจลืมเปลี่ยนข้อความในจุดที่ 2 ได้
วิธีการทำแบบฟอร์มให้ทำซ้ำข้อความอัตโนมัติทำได้ดังนี้
ก่อนอื่นต้องเปิด Ribbon Developer ขึ้นมาใช้งานก่อนค่ะ
จากนั้นคลิกที่ Design Mode
ใส่ Text Form Field ลงบนเอกสารจุดที่จะพิมพ์ข้อความ
ปกติ Text Form Field จะมีพื้นหลังสีเทา สามารถเปลี่ยนสีพื้นได้โดยเลือกที่ Form Field Shading
คลิกขวาที่ Field แล้วเลือกที่ Properties แล้วกำหนดค่าตามรูป
จากนั้นนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ตรงจุดที่ต้องการทำซ้ำข้อความที่พิมพ์ แล้วกดปุ่ม Ctrl+F9 ที่คีย์บอร์ด จากนั้นพิมพ์ข้อความ “REF FieldName” ตามรูป
จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Restrict Editing แล้วกำหนดค่าอนุญาตให้กรอกแบบฟอร์มได้ดังรูป จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Yes, start… เพื่อให้เริ่มการทำงานของการปกป้องแบบฟอร์ม โดยไม่ต้องกำหนดรหัสผ่านก็ได้
เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้วให้กด tab บนคีย์บอร์ด
ข้อความบนจุดที่สองจะถูกทำซ้ำให้อัตโนมัติ
หากต้องการกลับไปแก้ไขข้อความในส่วนอื่นๆ บนเอกสารให้คลิกที่ปุ่ม Stop Protection ก่อนนะคะ