การพัฒนากระบวนงานที่สร้างคุณค่าของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
การพัฒนากระบวนงานที่สร้างคุณค่าของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี
แนวคิดในการสร้างคุณค่า ต้องลงไปในระดับของการปฏิบัติการและมีทิศทางไปในทิศทางเดียวกันเพื่อให้เกิดความเข้าใจ และการสื่อสารภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสรุปเป็นสาระโดยสังเขปได้ดังนี้
ตารางแสดงกระบวนงานที่สร้างคุณค่าของสำนักฯ
| แผนก/งาน |
กระบวนงานเดิม |
กระบวนงานที่สร้างคุณค่า |
| Network |
แก้ปัญหาการใช้งานอินเทอร์เน็ต |
พัฒนาระบบเครือข่ายที่มีคุณภาพ
- Network Monitoring ประจำ ตลอด 24 ช.ม.
- จัดการช่องสัญญาณ แก้ไขระบบเครือข่ายเมื่อเกิดปัญหา
- แจ้งเตือน หน่วยงาน เฝ้าระวัง
- จัดโปรแกรมบำรุงรักษา ล่วงหน้า
- รายงานสถานะของระบบ ทุกวัน
|
| Helpdesk |
ซ่อมเครื่อง |
บริการอุปกรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการ
- ให้บริการซ่อม ภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณภาพ และความรวดเร็ว
- จัดระบบการให้บริการ ให้บริการที่ดี
- สร้างองค์ความรู้เพื่อป้องกันปัญหา การใช้งานเครื่อง
- มีข้อมูลข่าวสารการให้บริการ ทาง website และสร้างมาตรฐานการให้บริการ ICT CALL CENTER 4004
|
| WEBSITE |
ทำwebsite |
บริการข้อมูลข่าวสารผ่าน website ที่มีคุณภาพ UP DATE ข้อมูล ปรับปรุง ข้อมูล อย่างสม่ำเสมอ
- ตรวจสอบการเข้าใช้งาน ของ website
- ออกแบบและพัฒนา web ข้อมูลครบ สวยงาม
- เข้าใจกิจกรรของมหาวิทยาลัย
|
| SOFTWARE |
บริการโปรแกรม
เขียนโปรแกรมรองรับการทำงาน |
พัฒนาระบบฐานข้อมูล
- ดูแลระบบงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัย
- อำนวยความสะดวกและให้บริการ USER อย่างสม่ำเสมอ
- ปรับปรุงพัฒนาระบบ ฐานข้อมูล ตามที่ได้รับมอบหมาย
- ตรวจสอบ ความถูกต้องของข้อมูลกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
|
| ผลิตสื่อ |
ถ่ายทำ วีดีทัศน์ ตัดต่องาน |
พัฒนาสื่อการเรียนรู้ที่มีคุณภาพ
- พัฒนารูปแบบของสื่อที่ผลิต ให้มีคุณภาพและมาตรฐานดีขึ้น
- สนับสนุนการพัฒนาและการสร้างสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เพื่อการเรียนการสอน
- ปรับปรุงกระบวนการผลิต และตรวจสอบ สื่อให้ดียิ่งขึ้น
- จัดเก็บสื่ออย่างเป็นระบบ
- แผยแพร่สื่อที่ผลิต อย่างสม่ำเสมอ
- บำรุงรักษาอุปกรณ์ และดูแลสถานที่ ทำงาน
- จัดระบบการรับงาน และให้บริการ
|
| พัสดุ+การเงิน |
จัดซื้อ-จัดจ้าง เบิก-จ่าย |
จัดหาทรัพยากรคุณภาพ
และบริหารงบประมาณ
- จัดซื้อจัดจ้าง วัสดุและอุปกรณ์ ให้ทันต่อการให้บริการ และมีวัสดุทีมีคุณภาพ
- จัดระบบข้อมูลครุภัณฑ์ อย่างมีประสิทธิภาพตรวจสอบได้ง่าย
- จัดระบบรายงานข้อมูลการใช้งบประมาณ และรายงานอย่างสม่ำเสมอ
- เปิดเผยข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างทาง website
- จัดทำข้อมูล ผู้ขาย และการติดตามผู้รับจ้างในการบำรุงรักษาระบบงาน
|
| สารบรรณ+ธุรการ |
รับ – ส่งหนังสือ
ประสานงาน |
สนับสนุนการบริหารจัดการ
- เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินการระบบสารบรรณ
- รับ- ส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์
- ปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสาร เข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้ง่ายต่อการสืบค้น
- ปรับปรุงระบบการจัดการประชุม และช่วยติดตามงานของผู้บริหาร
- ปรับปรุงกระบวนการการรับรองของสำนักฯ
- จัดสภาพแวดล้อมและพื้นที่ทำงาน เพื่อสร้างาพลักษณ์ที่ดี
|
| บุคลากร |
เซ็นต์ชื่อ สาย ลา ขาด ป่วย |
วางแผนพัฒนาศักยภาพของบุคลากร การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ รองรับการพัฒนาสำนัก
- วางแผนการพัฒนาบุคลากร ตามความเชี่ยวชาญ และสร้างทักษะในการทำงาน
- ปรับระบบการประเมินบุคลากร เตรียมการรองรับระบบ การประเมินสมรรถนะ
- จัดกิจกรรมสัมพันธ์ ของบุคลากร
- ดูแลเกี่ยวกับสวัสดิการและผลตอบแทนตามสิทธิ
|
| อาคารสถานที่ |
ทำความสะอาด
บริการห้องประชุม |
สร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการให้บริการ
- เพิ่ม คุณภาพการให้บริการ ห้องประชุม สัมมนา
- ดูแล รักษา พื้นที่ ให้สะอาด และเรียบร้อย เสมอ
- จัดตาราง ช่วยกันทำความสะอาด พื้นที่ ทุกสัปดาห์ เวียนกัน ในบางพื้นที่ที่ปริมาณงานมาก
- บำรุงรักษาอุปกรณ์ และห้องต่างๆ ให้พร้อมบริการตลอดเวลา
|
| ประชาสัมพันธ์ |
ติดต่อ-สอบถาม |
ให้บริการข้อมูลและส่งเสริมการใช้บริการ
- ทำสื่อประชาสัมพันธ์ บริการต่างๆของสำนัก อย่างสม่ำเสมอ
- รับรองผู้เข้าใช้บริการ อาคารวิทยบริการ
- บันทึกภาพ ทุกกิจกรรมภายในอาคาร และประชาสัมพันธ์ผ่าน website
- ปรับปรุงสื่อประชาสัมพันธ์ ภายในอาคารวิทยบริการ
- จัดกิจกรรม ทุกเดือน หรือในวันสำคัญ
- สรุปข้อร้องเรียน และ ตอบข้อร้องเรียนต่างๆ
- รับผิดชอบ LIBRARY LINE 3636
|
| ฝึกอบรมบริการวิชาการ |
จัดอบรม |
พัฒนาให้บุคลากรให้ความรู้ด้าน ICT สูงขึ้น
- ทำแผนการอบรม ล่วงหน้า และตารางการใช้ห้อง ทางwebsite
- บำรุงรักษา อุปกรณ์และห้องอบรม และตรวจสอบ สม่ำเสมอ
- จัดเก็บเอกสาร โครงการในรูปของอิเล็ก โทรนิกส์ไฟล์ ให้ง่ายต่อการสืบค้น
- บันทึกภาพ ทุกโครงการ
- สรุปโครงการ ทุกโครงการหลังสิ้นสุด ภายใน 2 วัน และประชาสัมพันธ์ ทาง web www.arit.rmutt.ac.th
- ให้บริการห้องอบรม ให้ใช้งานได้คุ้มค่าที่สุด
- ปรับปรุงระบบการจัดอาหาร และอาหารว่าง สร้างความประทับใจกับผู้เข้าอบรม
|
| บริการวิชาการ |
จัดอบรมให้คนนอก |
- สร้างความรู้ให้กับองค์กร ชุมชนภายนอกพัฒนาหลักสูตร เพื่อจัดอบรมให้บุคคลภายนอก
- วางแผนละดำเนินการหารายได้จาการบริการวิชาการ
- จัดระบบข้อมูล ผู้ใช้บริการวิชาการ
- สร้างฐานลูกค้า เครือข่าย
- ให้คำปรึกษาบริการ IT CLINIC เพื่อให้ความรู้และแก้ไขปัญหา
|
| บริการทรัพยากรสารนิเทศ |
ยืม – คืน – จัดชั้น |
บริการทรัพยากรความรู้
- ปรับระบบการให้บริการ ที่รวดเร็ว
- ช่วยเหลือและให้คำปรึกษาในการ ค้นหาทรัพยากร
- สร้างสภาพแวดล้อมที่ดี เพือการศึกษา หาความรู้
- เพิ่มช่องทางบริการสื่อ ทางwebsite
- พัฒนาบริการในเชิงลึก เช่นข้อมูลด้านงานวิจัย มาตรฐาน และการสืบค้นชั้นสูง
- พัฒนาศักยภาพด้านภาษา
|
| วิเคราะห์ทรัพยากรสารนิเทศ |
จัดซื้อ-วิเคราะห์ ลงรายการ-งานซ่อมหนังสือ |
หาทรัพยากรที่มีคุณภาพและตรงกับความต้องการ
- สำรวจความต้องการ และจัดหาทรัพยากร ให้ตรงกับความต้องการ อย่างรวดเร็วและเป็นประจำ
- ศึกษาแนวโน้ม ขององค์ความรู้ด้านต่างๆเพื่อการ จัดหาสื่อความรู้
- ใช้ระบบ ICT เข้ามาช่วยในการทำงาน ให้เร็วขึ้น
- วิเคราะห์ความนิยม และ จัดทำรายงาน เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากร เพื่อวางแผนการจัดหาต่อไป โดยใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐานในการตัดสนใจ
|
| ความคาดหวังต่อภาพรวมของสำนัก |
- พื้นที่ให้บริการ อุปกรณ์ในการให้บริการ ทันสมัย สวยงาม พร้อมใช้งาน
- ผลงาน มีคุณภาพและมาตรฐาน มีความน่าเชื่อถือ
- ระบบการให้บริการ ไม่ซับซ้อนและไม่ยุ่งยาก และใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย
- เป็นที่พึ่ง ของ ผู้รับบริการ
- เน้นการทำงานเป็นทีม และให้เกียรติซึ่งกันและกัน
|
| ความคาดหวังระดับบุคคล |
- บุคลากรทุกคน มีความกระตือรือร้นในการทำงาน และมีจิตสำนึกในการให้บริการที่ดี
- เจ้าหน้าที่ให้บริการ เป็น มิตร กับผู้รับบริการ และ ผู้ร่วมงาน ในและนอกหน่วยงาน
- มีความสามัคคี ระมัดระวัง ปัจจัยที่จะทำให้เกิดความขัดแย้ง ในด้านต่างๆ เช่น กาย วาจา ใจ มองจุดดีของผู้อื่น ยอมรับในความแตกต่าง
- ใส่ใจและพัฒนาตนเองอยู่เสมอ เปิดใจรับสิ่งใหม่
- แต่งกายสุภาพ พัฒนาบุคลิกภาพที่ดีเพื่อภาพลักษณ์ของตนเองและของสำนัก
|
| ความคาดหวังต่อการบริหาร |
- วางระบบงานให้ ดำเนินการไปตามกลไกของขั้นตอนการปฏิบัติงานโดยอัตโนมัติ ลดการทำงานแบบแก้ปัญหาวันต่อวัน
- สร้างบทบาทให้บุคลากร เพื่อแสดงศักยภาพ
- ลดการสั่งการ และ เพิ่มการประสานความร่วมมือ ในแต่ละแผนกงานและระหว่างแผนกงาน
- ปรับบทบาทจากการสั่งการและพิจารณา เป็น ให้แนวคิด
- ให้คำปรึกษา สนับสนุนการปฏิบัติงาน (Coaching)
- สร้างทัศนคติ เราทำได้ (CAN DO Attitude)
|
แก้ไขปัญหา อย่างเป็นระบบ
และ ใช้การจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ เมื่อพบปัญหา |
- หาสาเหตุ
- ศึกษาผลกระทบ และผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
- แก้ไขปัญหาระยะสั้น เพื่อให้บริการอย่างต่อเนื่อง
- แก้ไขปัญหาระยะยาว
- เสนอแนะเพื่อ ไม่ให้ปัญหากลับมาเกิดซ้ำ
- จัดเก็บรวบรวม ความรู้
|
การพัฒนาสู่ความยั่งยืน (Sustainable Development)
- พัฒนาบุคลากรของสำนักเพื่อรองรับการให้บริการและความรู้เท่าทันเทคโนโลยี สร้างความก้าวหน้าในวิชาชีพ การพัฒนาบุคลากรภายในสำนักให้เป็นมืออาชีพด้านต่างๆ เช่นงานบรรณารักษ์ งานผลิตสื่อ งานบริการ งานธุรการ งานฝึกอบรม และ ICT Specialist
- สร้างวัฒนธรรมองค์กร ในการให้บริการทีดี และการสร้างค่านิยมในการให้บริการ
- สร้างบุคลากรทดแทนและมีแผนการจัดหาบุคลากรในระดับบริหารให้มีศักยภาพในการทำงานอย่างต่อเนื่อง และเน้นการทำงานเป็นทีม
- พัฒนาสำนักฯ ให้มีความพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงตามบริบทที่เปลี่ยนแปลงไปเพื่อการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยที่เป็นพลวัต (Dynamics) โดยสร้างศักยภาพและความพร้อมด้านต่างๆ เช่น บุคลากร โครงสร้างการบริหารจัดการ การสร้างและการจัดการองค์ความรู้ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงตามบริบทของสังคมไทยและสังคมโลก
- ก้าวสู่องค์กรที่มีวุฒิภาวะ และองค์กรที่มีสมรรถนะสูง (High Performance Organization)
This entry was posted
on วันอังคาร, ตุลาคม 22nd, 2013 at 10:56 am and is filed under PRESENTATION, ความรู้เพื่อการทำงาน, งานบริหารสำนักฯ.
You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.
You can leave a response, or trackback from your own site.