1. ผู้ขอใช้วัสดุต้องระบุเหตุผล ความจำเป็นที่ตัองจัดซื้อ หรือระบุความเสียหายหากไม่ได้รับการอนุมัติ
2. เวลาที่ต้องใช้วัสดุ โดยละเอียด
3. การขอจ้างซ่อม ครุภัณฑ์ อาคาร หากสามารถถ่ายภาพ การชำรุดเสียหายประกอบการเสนอขอ จะมีประโยชน์ในการขออนุมัติ
4. การตรวจสอบราคา โดยแหล่งอ้างอิง เช่น ราคาที่เคยจัดซื้อ อ้างอิงกับหบ่วยงานอื่น เวบไซต์ อย่างน้อย 2-3 แหล่ง

• แบบฟอร์มขอซื้อวัสดุ
• แบบฟอร์มขอจ้างเหมา
• แบบฟอร์มขอครุภัณฑ์
• แบบฟอร์มตรวจสอบราคากลาง

ผู้บริหาร

1. ตรวจสอบเหตุผล ความจำเป็น ความเร่งด่วน ความเหมาะสมของราคา
2. พิจารณา ขอบเขตการมองอำนาจการดำเนินการ แต่ละกรณี
3. ตรวจสอบวงเงินงบประมาณในแต่ละหมวดว่ามีเพียงพอที่จะดำเนินการตามแผนงานหรือไม่
4. แต่งตั้งกรรมการตรวจรับ ที่มีความรู้และเกี่ยวข้องกับ พัสดุที่ขอซื้อ จ้าง
5. เร่งรัดการดำเนินการ ในการจัดหาโดยใช้เวลาไม่เกิน 3 วันทำการ

• พัฒนาระบบ ERP ให้รองรับการใช้งาน
• แบบฟอร์มออนไลน์สำหรับระบบบริหารการจัดซื้อพัสดุ ที่มีฐานข้อมูล

ü วัสดุ

ü ราคา

ü ผู้ขาย

ü กรรมการตรวจรับ

1. ต้องเร่งรัดเข้ามารับใบสั่งซื้อสั่งจ้าง หรือ รับเอกสารทางโทรสาร โดยต้องเร่งดำเนินการ ภายใน 1 วันทำการ
2. จัดส่งสินค้าตามที่กำหนด

• สรุปรายงานการจัดซื้ จัดจ้าง ทุกเดือน
• แบบฟอร์มรายงานการจัดซื้อจัดจ้าง

1. ส่งมอบพัสดุในพื้นที่ที่จัดเตรียมไว้ให้
2. กรรมการตรวจรับต้องเร่งตรวจรับพัสดุ  ภายใน 2 วันทำการ
3. ตรวจนับ พัสดุ โดยละเอียดหากพบการดำเนินการไม่เป็นไปตามข้อตกลงให้เร่งแจ้งและดำเนินการแก้ไข
4. จัดทำเครื่องหมาย หรือ สัญลักษณ์แสดงการตรวจรับวัสดุ

• ห้องตรวจรับพัสดุแต่ละพื้นที ต่างๆ
• Check List สำหรับการตรวจรับ

1. จัดทำใบเบิกพัสดุ สำหนับแผนกงานที่ต้องการใช้พัสดุ
2. จัดเก็บพัสดุใน คลังพัสดุกรณีที่ต้องการเก็บรวบรวม
3. หากแผนกงานเป็นผู้จัดเก็บพัสดุ ต้องจัดการทำบัญชีการเบิกใช้พัสดุ หรือหลักฐานการนำไปใช้ โดยเคร่งครัด
4. การจัดคลังพัสดุให้นำหลัก 5 ส มาใช้

• ระบบควบคุมพัสดุ
• FIFO

1. จัดทำเอกสารการเบิกจ่าย ตามระเบียบ โดยเร็ว ภายใน 3 วันทำการ นับตั้งแต่วันตรวจรับ

• ระบบสร้างฟอร์มเอกสารออนไลน์เพื่อนำส่ง กองคลัง

1. จัดเก็บข้อมูล วัสดุ การจ้าง ทำเนียบ ประเมินผู้ขาย เพื่อใช้สำหรับประกอบการดำเนินการในอนาคต
2. ปรับปรุงระบบ แบบฟอร์มออนไลน์ เพื่ออำนวยความสะดวกต่อการทำงาน

• ระบบจัดเก็บเอกสาร SCANNER และระบบจัดเก็บ